Thématique : Comptabilité
Beaucoup de commerçants découvriront l'e-reporting sans savoir qu'ils étaient déjà tenus, depuis 2018, à une obligation étroitement liée : celle d'utiliser un logiciel de caisse certifié ou attesté conforme. Ces deux règles ne sont pas indépendantes : c'est justement votre système de caisse qui alimentera les données transmises dans le cadre de l'e-reporting sur vos ventes aux particuliers. Ce guide fait le point sur cette articulation, souvent mal comprise.
Depuis le 1er janvier 2018, tout professionnel assujetti à la TVA qui réalise des transactions avec des particuliers, et qui enregistre ces paiements au moyen d'un logiciel ou système de caisse, doit utiliser un matériel sécurisé et conforme, en application de l'article 286, I, 3° bis du Code général des impôts. Cette obligation vise à empêcher toute suppression ou modification des données d'encaissement, une pratique qui permettait historiquement de dissimuler une partie du chiffre d'affaires réel.
Un professionnel peut justifier de la conformité de son logiciel de caisse de deux façons : par un certificat délivré par un organisme accrédité (certification NF525 ou LNE), ou par une attestation individuelle délivrée par l'éditeur de son propre logiciel. Ces deux options restent valables aujourd'hui, mais leur coexistence a connu un rebondissement récent qu'il convient de connaître.
C'est ici que les deux obligations se rejoignent concrètement : les données de transaction transmises dans le cadre de l'e-reporting pour les ventes aux particuliers proviennent généralement du même logiciel de caisse, notamment via les données du ticket Z récapitulatif quotidien. Un logiciel de caisse non conforme, ou dont les données ne sont pas fiables, compromet donc directement la qualité et l'exactitude des données transmises à l'administration via l'e-reporting.
Autrement dit, la conformité de votre système de caisse n'est plus seulement une obligation isolée héritée de 2018 : elle devient également la condition technique de base pour respecter correctement votre obligation d'e-reporting à partir de 2026 ou 2027, selon la taille de votre entreprise.
L'utilisation d'un logiciel de caisse dont la conformité ne peut être justifiée expose à une amende de 7 500 € par système non conforme. Un délai de 60 jours est généralement accordé pour régulariser la situation avant l'application effective de cette sanction, mais un défaut de régularisation dans ce délai peut entraîner des conséquences supplémentaires.
Non, cette obligation vise spécifiquement les logiciels ou systèmes de caisse enregistrant les paiements de clients particuliers de façon extra-comptable. Un logiciel de comptabilité sans fonction d'encaissement, qui se contente d'enregistrer une écriture de vente, n'est pas concerné par ce dispositif de sécurisation.
Oui. Bien que la loi de finances pour 2025 ait prévu de la supprimer au profit de la seule certification NF525 ou LNE, la loi de finances pour 2026 est revenue sur cette suppression. L'attestation individuelle de l'éditeur reste donc une voie de conformité valable, aux côtés de la certification par un organisme accrédité.
Parce que les données transmises dans le cadre de l'e-reporting pour vos ventes aux particuliers proviennent généralement de ce même système de caisse, notamment via les données du ticket Z quotidien. Un système non conforme ou peu fiable compromet directement la qualité des données transmises à l'administration fiscale.
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Article rédigé par Arona Expertise, cabinet comptable à Meylan, au service des entrepreneurs de Grenoble et de l'Isère dans la gestion comptable, fiscale et juridique.
Sources : economie.gouv.fr (certification des logiciels de caisse), impots.gouv.fr (champ d'application de l'obligation de logiciel de caisse sécurisé), article 286 du Code général des impôts, loi n° 2026-103 du 19 février 2026 de finances pour 2026
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