Thématique : Comptabilité
Les notes de frais sont une réalité quotidienne dans la plupart des TPE et PME. Mais elles concentrent aussi un nombre important d’erreurs — montants non plafondés, justificatifs manquants, frais de carburant cumulés à tort avec le barème kilométrique — qui peuvent conduire à des redressements URSSAF ou à des rejets fiscaux. En 2026, le barème kilométrique reste inchangé par rapport à 2025. Ce guide fait le point sur les règles essentielles : barèmes, plafonds, justificatifs et comptabilisation.
Une note de frais est le document par lequel un salarié ou un dirigeant demande le remboursement de dépenses professionnelles engagées avec ses fonds personnels. Ces dépenses doivent être :
Lorsque les remboursements respectent les règles fiscales et sociales, ils sont exonérés de cotisations URSSAF et non imposables pour le bénéficiaire. Au-delà des limites, la fraction excédentaire est requalifiée en rémunération soumise à charges et à impôt.
Le barème kilométrique fixé par l’arrêté du 27 mars 2023 (publié au BOFiP BOI-BAREME-000001) reste applicable en 2026, sans revalorisation. Il sert à la fois au calcul des frais réels déductibles à l’IR et au remboursement des déplacements professionnels par les employeurs. Les remboursements dans la limite de ce barème sont exonérés de cotisations sociales.
| Puissance fiscale | Jusqu’à 5 000 km | De 5 001 à 20 000 km | Au-delà de 20 000 km |
|---|---|---|---|
| 3 CV et moins | d × 0,529 | (d × 0,316) + 1 065 | d × 0,370 |
| 4 CV | d × 0,606 | (d × 0,340) + 1 330 | d × 0,407 |
| 5 CV | d × 0,636 | (d × 0,357) + 1 395 | d × 0,427 |
| 6 CV | d × 0,665 | (d × 0,374) + 1 457 | d × 0,447 |
| 7 CV et plus | d × 0,697 | (d × 0,394) + 1 515 | d × 0,470 |
d = distance parcourue à titre professionnel au cours de l’année (en km). La puissance fiscale figure sur la carte grise, case P.6.
Depuis 2021, les véhicules fonctionnant exclusivement à l’électricité (voitures, motos, cyclomoteurs) bénéficient d’une majoration de 20 % sur le montant calculé par le barème standard, conformément à l’article 6 B, IV du CGI. Cette majoration ne s’applique pas aux hybrides rechargeables.
Les remboursements de frais de repas sont exonérés de cotisations sociales dans les limites fixées chaque année par l’URSSAF. En 2026, les plafonds sont :
| Situation | Plafond d’exonération 2026 |
|---|---|
| Repas pris hors des locaux de l’entreprise (déplacement) | 21,10 € par repas |
| Repas pris au restaurant lors d’un grand déplacement | 21,10 € par repas |
| Panier-repas (salarié contraint de manger sur chantier) | 7,40 € par repas |
Pour que le remboursement soit exonéré de charges et déductible fiscalement, l’entreprise doit conserver les pièces justificatives. Les exigences diffèrent selon le type de frais :
Les notes de frais remboursables sont des charges d’exploitation de la société. Leur comptabilisation suit le principe suivant :
Attention : la TVA figurant sur les notes de frais de repas n’est pas récupérable. Les frais kilométriques calculés selon le barème forfaitaire ne génèrent pas de TVA déductible. En revanche, la TVA sur les frais d’hôtel est récupérable sous conditions.
Non. Le barème kilométrique applicable en 2026 est identique à celui de 2025. Il repose sur l’arrêté du 27 mars 2023 publié au BOFiP (BOI-BAREME-000001), reconduit sans modification pour la troisième année consécutive. Cette stabilité s’explique par la baisse des prix des carburants observée en 2024 et 2025, qui a conduit l’administration à ne pas revaloriser les coefficients.
Non. Le barème kilométrique est un forfait réputé couvrir l’intégralité des frais liés à l’utilisation du véhicule : carburant, entretien, assurance, usure des pneumatiques et dépréciation du véhicule. Cumuler un remboursement de carburant avec une indemnité kilométrique calculée selon le barème constitue un doublon qui peut être requalifié en avantage en nature lors d’un contrôle URSSAF. Seuls les péages et les frais de stationnement peuvent s’ajouter au barème, sur présentation de justificatifs.
Oui, dans les mêmes conditions qu’un salarié : les frais doivent être engagés dans l’intérêt de la société, justifiés par des pièces probantes, et conformes aux plafonds URSSAF. Les remboursements ainsi encadrés sont exonérés de cotisations sociales et non imposables pour le dirigeant. Cependant, tout remboursement de frais à un dirigeant susceptible de correspondre à une dépense personnelle peut être requalifié en rémunération excessive ou en abus de biens sociaux : la justification professionnelle rigoureuse est indispensable.
Non. La TVA sur les frais de repas est spécifiquement exclue du droit à déduction par l’article 206-IV-2 de l’annexe II du CGI, sauf cas très particuliers (restaurateurs, traiteurs professionnels…). En pratique, les notes de restaurant remboursées à des salariés ou dirigeants sont comptabilisées TTC en charge, sans récupération de TVA.
Les justificatifs de notes de frais doivent être conservés pendant 10 ans en tant que pièces justificatives comptables, conformément à l’article L.123-22 du Code de commerce. Ce délai court à compter de la date de clôture de l’exercice concerné. En cas de contrôle fiscal ou URSSAF, l’absence de justificatifs peut entraîner le rejet de la charge et la réintégration des sommes remboursées dans le résultat ou dans l’assiette des cotisations.
Oui, dès lors que l’employeur demande à un salarié d’utiliser son véhicule personnel pour des déplacements professionnels. L’employeur ne peut pas imposer l’utilisation d’un véhicule personnel sans rembourser les frais engagés. En revanche, il n’est pas tenu de rembourser les trajets domicile-travail habituels, même si le code du travail l’y incite fortement dans certaines situations (absence de transports en commun).
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